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Premiers conseils
| Les premiers conseils de l'AFDCC |
| Pour éviter les impayés, l'AFDCC vous conseille de vérifier les 7 points suivants : |
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1- Définir et formaliser les conditions générales de vente : délais de paiement, moyens de paiement, grilles tarifaires, processus d'ouverture de compte, formalisme de la facture et des commandes... |
| Conseil pratique : L'impulsion dans ce domaine doit venir de la direction générale de l'entreprise. Une personne doit être désignée comme responsable unique de la politique crédit de l'entreprise.
Cette dernière précise les pratiques de prévention de l'entreprise, le traitement du risque, des retards de paiement, la résolution des litiges, le traitement des actions contentieuses, qui fait quoi, quand et comment. |
| 2- Identifier le risque, client par client et le valoriser en tant que risque « acceptable » dans le système d'information de l'entreprise (cette valorisation s'appelle ligne de crédit) |
| Conseil pratique : Lorsque le nombre des clients est important, utilisez les cotations délivrées par les bases de données des sociétés d'information commerciale.
Si vous êtes assurés crédits ou en contrat d'affacturage, utilisez les indications de ces prestataires.
Si vous avez un service dédié, privilégiez les méthodes de points de risques ou les Scorings internes qui représentent la synthèse des différentes sources d'information à votre disposition dans l'entreprise ou sur le marché des renseignements commerciaux. |
| 3- Suivre et contrôler le risque, pour actualiser au besoin les informations contenues dans le système de l'entreprise et surtout pour mesurer l'utilisation qui est faîte du risque « acceptable » (l'utilisation qui est faite du risque pris par l'entreprise s'appelle l'encours) |
| Conseil pratique : Lorsque l'encours dépasse la ligne de crédit, l'entreprise doit réagir rapidement, soit pour autoriser ce dépassement et répondre ainsi favorablement aux besoins constatés d'activité supplémentaire (les informations à disposition pour prendre cette décision sont elles suffisantes et sont elles assez « fraîches » ?),
soit pour engager les actions qui s'imposent et se désengager au plus vite vis-à-vis de ce client (connaissances d'impayés, augmentation des retards de paiement, procédures collectives, augmentation de l'encours du fait de l'augmentation anormale des commandes ...)
ou encore bloquer les relations commerciales pour mieux négocier la résolution d'un litige ou d'un impayé. |
| 4- Tout facturer pour être certain que le processus, de la commande à l'encaissement, traite toutes les commandes, livraisons, prestations, pour que « tout » soit facturé ; soit « étanche » tout au long de sa durée de vie, c'est-à-dire que toutes les informations aillent au bout de la chaîne ; soit optimum dans son délai de réalisation. A noter que de la qualité de ce processus dépendra toute la pertinence et la fiabilité des informations comptables et financières de l'entreprise. |
| Conseil pratique : La qualité du système d'information (machines et logiciels) est essentielle pour véhiculer des informations dont on cherche à fiabiliser le contenu.
De même, dans cette recherche de l'excellence, la qualité de la communication interne dans l'entreprise est fondamentale.
A noter l'importance du fichier clients qui doit être précis, complet, en permanence à jour et celle des temps de traitement de l'information, pour que les données contenues dans le système soient le reflet de la réalité à l'instant où elles sont visualisées. |
| 5- Veiller au respect des échéances de paiement pour prévenir les retards de paiement, anticiper la résolution des litiges, promouvoir l'image qualité de l'entreprise et préserver la trésorerie. |
| Conseil pratique : La relance clients est au service de l'entreprise comme le prolongement de l'action commerciale.
Elle doit être adaptée à la typologie des clients et doit intervenir selon des modalités, une gradation et un calendrier rigoureusement définis.
Le code de commerce prévoit des pénalités pour le client qui ne respecte pas la date d'échéance et il est utile de le rappeler lors des relances écrites. |
| 6- Gérer les litiges, pour identifier ce qui est véritablement du domaine de la qualité et qui nécessite une réponse adaptée et ce qui est du domaine du prétexte pour s'arroger un délai supplémentaire de paiement. |
| Conseil pratique : Le mode de traitement des litiges mis en place par l'entreprise, va traduire sa capacité à traiter ses dysfonctionnements internes.
La satisfaction clients est au coeur de ce thème et il faut agir vite pour accélérer le temps de résolution des litiges et responsabiliser tous les intervenants dans cette chaîne car le temps qui passe, nuit à l'image commerciale, freine l'efficacité des solutions à mettre en oeuvre et enfin, pénalise la trésorerie. |
| 7- Optimiser le recouvrement contentieux pour que les solutions juridiques ou judiciaires retenues pour résoudre le différend, les retards de paiement ou les impayés soient les plus efficaces possibles et les moins coûteuses. |
| Conseil pratique : Le point de départ de ce processus qui doit être clairement défini, est la mise en demeure.
Celle-ci doit intervenir dès que tous les recours amiables sont épuisés.
L'efficacité recherchée sera obtenue par la rapidité de mise en œuvre et le choix judicieux des procédures judiciaires. |
Vous trouverez également des informations pratiques et concrètes accessibles à tous dans la rubrique Documentation/FAQ |
| Pour aller plus loin, l'AFDCC propose des formations spécialement adaptées aux PME et même un module de e-formation pour éviter de se déplacer à Paris. |
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